Dewasa ini mobilitas para karyawan semakin meningkat. Beberapa karyawan potensial dengan cepat dapat berpindah dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Hal ini tentu saja tidak menguntungkan bagi perusahaan yang ditinggalkan. Bayangkan betapa berat usaha yang harus anda lakukan jika anda harus terus menerus melakukan coaching bagi karyawan baru karena tingginya turn over di perusahaan anda. Apakah hal ini dapat disiasati?
Salah seorang rekan yang telah bekerja selama 2 tahun di sebuah perusahaan asing yang cukup besar akhirnya memutuskan untuk pindah. Ketika saya menanyakan alasannya, ia menjawab, “Sebenarnya aku suka pekerjaannya, kayaknya aku juga bisa berkembang di sana. Tapi aku nggak cocok sama manajerku, dia nggak pernah mau dengerin ide-ideku.” Apakah pernah terpikir bahwa hubungan baik dengan manajer sangat mempengaruhi retensi karyawan di perusahaan anda? Gallup Organization telah mensurvei 80.000 orang manajer yang cukup berhasil dan 1.000.000 orang karyawan di Amerika. Hasil survei ini menunjukkan bahwa hal yang paling diinginkan oleh seorang karyawan adalah seorang atasan yang baik!

“If your relationship with your manager is fractured, then no amount of in-chair massaging or company-sponsored dog walking will persuade you to stay and perform. It is better to work for a great manager in an old-fashioned company, than for a terrible manager in a company offering an enlightened, employee-focused culture.”

Jika hubungan dengan manajer tidak baik, maka tidak ada hal lain dari perusahaan tersebut yang dapat membuat anda tetap bekerja dan berprestasi di sana. Lebih baik bekerja dengan manajer yang baik pada sebuah perusahaan “tradisional” daripada bekerja dengan manajer yang buruk, meskipun perusahaan tersebut menawarkan budaya yang menghargai karyawannya.

Dari hasil survei ini, jelaslah bahwa manajer memegang peran penting dalam mempertahankan keberadaan seorang karyawan dalam sebuah perusahaan. Apa yang dapat dilakukan para manajer untuk meningkatkan “kesetiaan” karyawan pada perusahaan?

1. Pilih karyawan berdasarkan bakat yang dimilikinya, bukan hanya berdasarkan pengetahuan dan ketrampilan yang saat ini dimilikinya. Seorang karyawan yang berbakat akan dapat mempelajari ketrampilan-ketrampilan teknis yang dibutuhkan dan bakat yang dimilikinya akan mendorongnya pada unjuk kerja yang lebih excellence. Mungkin hal ini akan mendapat tantangan karena selama ini para rekruter cenderung untuk memilihkan anda karyawan baru yang “sudah berpengalaman”, karena itu anda harus berani tampil beda! Rekrutlah karyawan karena potensi yang dimilikinya berdasarkan bagaimana mereka menggunakan potensi tersebut pada masa lalu.


2. Tentukan hasil yang ingin dicapai, bukan cara untuk mencapainya. Anda telah merekrut orang-orang yang cerdas, berikan kesempatan bagi mereka untuk menunjukkan kemampuannya.


3. Motivasi para karyawan dengan mengembangkan kekuatan dan mengelola kelemahan yang mereka miliki. Jika anda berusaha untuk mengubah mereka maka anda hanya akan menghabiskan waktu dan energi yang sangat berharga untuk hasil yang sudah bisa diramalkan. Bantulah para karyawan untuk menjadi diri mereka sendiri dengan lebih baik, bukan membentuk mereka menjadi sebuah pribadi baru.


4. Kembangkan karyawan anda dengan membantu mereka menemukan kecocokan antara potensi yang mereka miliki dengan tanggung jawab pekerjaan yang dipercayakan pada mereka. Doronglah mereka untuk menghitung dan menganalisa hasil pekerjaan mereka setiap minggu (bukan hanya berdasarkan performance appraisal yang dilaksanakan sekali setahun). Dari hasil analisa ini, lihatlah area-area mana saja yang pada umumnya dapat dikerjakan oleh sang karyawan dengan baik. Berilah kesempatan dan tanggung jawab lebih besar pada area tersebut. Bantu mereka untuk berkembang dengan memberikan pelatihan, mengikutsertakan dalam organisasi-organisasi profesi dan bentuk kegiatan-kegiatan lain yang dapat meningkatkan kemampuan mereka.


5. Jadilah manajer sekaligus sahabat bagi karyawan anda, dan perlakukan setiap orang secara unik sesuai dengan kebutuhannya masing-masing.

Bagaimana, sudah siapkah anda untuk tampil beda?

Apakah anda pernah mengurus sesuatu dan anda merasa sistem yang ada menyulitkan anda? Saya pernah, tepatnya saya pernah menemani seorang rekan untuk mengambil honor pengerjaan proyek pada sebuah perusahaan jasa di Jakarta.

Pada saat bertemu dengan bagian keuangan, petugas yang menangani tidak bisa memberikan honor tersebut karena belum ada nota yang masuk. Rekan saya lalu memberikan nota tanda telah melaksanakan proyek.

Sang petugas berkata, “Ya, ini akan kami proses dulu, kira-kira seminggu lagi Bapak bisa kesini untuk mengambil cek-nya.”

Rekan saya terkejut, “Lho, proyek ini kan sudah lama selesai dan saya ke sini untuk mengambil honor saya.”

Sang petugas menjelaskan, setiap selesai suatu proyek, karyawan mendapatkan nota yang harus segera diserahkan ke bagian keuangan dalam batas waktu tertentu. Setelah mendapatkan nota, bagian keuangan akan mengecek ke bagian produksi, jika nota tersebut benar, bagian keuangan akan mengeluarkan cek yang dapat diambil oleh karyawan pemilik honor beberapa hari kemudian. Prosedur ini tidak diinformasikan pada rekan saya pada saat penanda tanganan kontrak kerja. Kemudian rekan saya bertanya apakah lain kali nota bisa dikirim lewat fax? Sang petugas menjawab, “Tidak, karena nota yang diterima harus asli.” “Apakah honor bisa ditransfer ke rekening Bank?” sang petugas menjawab, “Tidak, semua honor diberikan dalam bentuk cek & harus diambil sendiri.” Sekali lagi rekan saya bertanya, “Apakah bisa meminta orang lain mengambil cek dengan menggunakan surat kuasa?” Sang petugas terdiam beberapa saat sebelum menjawab, “Bukan saya nggak mau bantu Pak, tapi peraturannya disini memang begitu.” Rekan saya menarik nafas panjang…

Sebuah perusahaan tentu saja membutuhkan sistem, prosedur atau peraturan untuk efektivitas alur kerja di di perusahaan tersebut. Bisa jadi, sistem yang diterapkan dalam kasus di atas sangat aman & mudah untuk bagian keuangan. Dengan meminta sang karyawan menyerahkan nota asli tanda pelaksanaan proyek maka lebih kecil kemungkinan bagian keuangan memproses nota palsu dibandingkan dengan memperbolehkan karyawan mengirimkan nota melalui fax.

Namun demikian, dalam kaitannya dengan service, sebuah perusahaan diharapkan dapat menciptakan sebuah sistem yang juga mudah bagi frontliner dan terutama mudah bagi customer. John Goodman, President of TARP, Inc. mengungkapkan bahwa delapan puluh persen masalah yang dialami oleh customer disebabkan oleh bad system bukan bad people. Kembali merujuk pada kasus di atas, resiko nota palsu akibat pengiriman nota melalui fax sebenarnya dapat ditanggulangi dengan pemeriksaan silang ke bagian produksi yang juga memang sudah dilakukan. Bagi customer hal ini lebih mudah. Sementara bagi bagian keuangan, alur kerjanya tidak berubah.

Dalam dunia industri dewasa ini dimana suatu jasa dapat diperoleh dari berbagai sumber, sangat penting bagi perusahaan untuk menciptakan sistem yang sangat mudah dan dapat diingat secara positif oleh customer. Para frontliner tidak akan dapat memberikan service yang excellence selama perusahaan membatasi mereka dengan sistem yang sangat kaku dan atau berbelit-belit.

Saya mengajak anda untuk melakukan evaluasi sederhana mengenai sistem & prosedur di perusahaan kita. Sistem & prosedur yang mudah bagi customer, biasanya telah memenuhi standar T₄CM berikut ini.

· Terarah pada kebutuhan customer

· Terbuka terhadap masukan

· Tepat

· Terintegrasi

· Cepat

· Mudah

Jika perusahaan anda menolak untuk membeli perangkat komputer baru yang up-to-date atau menolak jasa sebuah konsultan yang akan membantu membuat sistem & prosedur yang lebih mudah, maka anda harus bersiap-siap untuk kehilangan customer. Tentunya bukan itu yang kita inginkan, jadi marilah kita mulai menelaah dan menciptakan sitem & prosedur yang sederhana, cepat, mudah bagi customer dan mudah bagi frontliner untuk menjalankannya dalam menghadapi customer.

Sebagai penutup, saya kutip pendapat Geary Rummler: You can take great people, highly trained and motivated, and put them in a lousy system and the system will win every time. Jika kita menempatkan seorang yang bagus ke dalam suatu sistem yang buruk, maka hasil yang akan kita peroleh akan sesuai dengan sistem ada. Menurut saya pendapat ini benar. Bagaimana menurut anda?